Rajaa ensin alue, jota pystytte palvelemaan
Valitse maat toimituskyvyn, paikan päällä tehtävän työn ja jälkipalvelun perusteella. Selvitä, kuka pystyy lukemaan asiakirjat ja viestimään vaaditulla kielellä. Käännös auttaa ensimmäisessä tutustumisessa, mutta ei yksin ratkaise tarjouksen valmistelua. Erota nykyiset markkinat alueista, joita vasta kartoitatte. Näin mahdolliset tulevaisuuden avaukset eivät peitä tilaisuuksia, joihin yritys pystyy vastaamaan jo nyt. Huomioi myös henkilöstön todellinen työtilanne.
Tunne lähteiden kattavuus
TED on tärkeä virallinen eurooppalainen lähde. Sen rinnalla kannattaa tarkastella asianmukaisia kansallisia portaaleja ja ostajien julkaisuja. Yhden tuloslistan ei pidä olettaa kattavan jokaista hankintaa. Säilytä kiinnostavan menettelyn virallinen linkki ja tarkista päivitykset siitä. Samankaltaiset ilmoitukset voivat koskea samaa hankintaa: vertaile ostajan menettelytunnusta ennen kuin lasket ne erillisiksi mahdollisuuksiksi. Puuttuva osuma voi kertoa lähteiden rajauksesta, ei kysynnän puutteesta.
Testaa haku oikeilla ilmoituksilla
Yhdistä sopivat CPV-ryhmät, toimitusalueet ja erilaiset hankinnan kuvaukset myös kohdemarkkinan kielellä. Käy läpi noin kymmenen osumaa ja muuta yhtä ehtoa kerrallaan. Kuvitteellinen esimerkki: suomalainen ohjelmistoyritys tutkii virolaisia hankintoja. Se erottaa lisenssitoimitukset, käyttöönoton ja jatkuvan tuen sekä selvittää palvelun kielivaatimukset. Tyhjä tuloslista johtaa ensin suodattimien ja lähteiden tarkistamiseen. Liian pitkästä listasta kirjataan, miksi tietyt osumat eivät sovi.
Määritä seuraava toimi jokaiselle kiinnostavalle hankinnalle
Nimeä vastuuhenkilö ja varaa säännöllinen tarkasteluaika. Aseta hankinnat järjestykseen sopivuuden ja todellisen valmisteluajan perusteella. Lähin määräaika ei automaattisesti tarkoita parasta tilaisuutta. Kirjaa päätös: selvitetään tarkemmin, pyydetään täsmennys tai jätetään pois perustellusti. Tarkista korjaukset ja määräajat virallisesta lähteestä. Arvioi muutaman viikon kuluttua hyödyllisten, ajoissa käsiteltyjen hankintojen määrää sähköpostimäärän sijaan. Muuta tarvittaessa hakuehtoja havaintojen perusteella.
Tarkistuslistasi
Hyvä seuranta tuottaa hallittavia päätöksiä oikeaan aikaan. Laajenna sitä vasta alueille, joiden lisämahdollisuuksia tiimi pystyy myös arvioimaan ja viemään eteenpäin.